Angebot in Rechnung umwandeln

Wenn Ihr Kunde ein Angebot akzeptiert hat, können Sie es mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln. Alle Positionen und Details werden übernommen.

Voraussetzungen

• Das Angebot muss den Status Akzeptiert haben
• Sie benötigen die Berechtigung zum Erstellen von Rechnungen

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Angebot öffnen

1. Gehen Sie zu Angebote
2. Öffnen Sie das akzeptierte Angebot
3. Oder suchen Sie es über ⌘K

2. In Rechnung umwandeln

1. Klicken Sie auf In Rechnung umwandeln (oben rechts)
2. Ein Dialog erscheint mit Optionen

3. Optionen wählen

4. Rechnung erstellen

1. Klicken Sie auf Rechnung erstellen
2. Die neue Rechnung öffnet sich
3. Überprüfen und ergänzen Sie die Details
4. Speichern Sie die Rechnung

Was wird übernommen

Bei der Umwandlung werden automatisch übernommen:

Teilrechnungen

Für größere Projekte können Sie Teilrechnungen erstellen:

Erste Teilrechnung

1. Angebot in Rechnung umwandeln
2. Wählen Sie Teilrechnung
3. Geben Sie den Prozentsatz an (z.B. 30%)
4. Oder wählen Sie bestimmte Positionen

Weitere Teilrechnungen

1. Öffnen Sie das Angebot erneut
2. Wählen Sie Weitere Rechnung erstellen
3. Wählen Sie die noch nicht berechneten Positionen

Schlussrechnung

1. Letzte Umwandlung des Angebots
2. Das System zeigt bereits berechnete Beträge an
3. Nur der Restbetrag wird berechnet

Verknüpfung

Nach der Umwandlung sind Angebot und Rechnung verknüpft:

Im Angebot sehen

Im Angebot erscheint ein Hinweis:

Verknüpfte Rechnung: RE-2024-0042

Klicken Sie auf die Rechnungsnummer, um zur Rechnung zu wechseln.

In der Rechnung sehen

In der Rechnung erscheint:

Basierend auf Angebot: ANG-2024-0015

Häufige Szenarien

Preisänderung nach Angebotsannahme

Wenn sich Preise geändert haben:

1. Wandeln Sie das Angebot um
2. Passen Sie die Preise in der Rechnung an
3. Das Angebot bleibt unverändert als Nachweis

Teilweise Leistungserbringung

1. Wandeln Sie nur die erbrachten Positionen um
2. Erstellen Sie weitere Rechnungen, wenn mehr Leistungen erbracht wurden

Abweichender Leistungszeitraum

1. Bei der Umwandlung den tatsächlichen Leistungszeitraum angeben
2. Wichtig für die korrekte Rechnungsstellung nach §14 UStG

Stornierung

Wenn die Umwandlung rückgängig gemacht werden soll:

1. Die Rechnung kann im Entwurfs-Status gelöscht werden
2. Das Angebot bleibt unverändert
3. Eine neue Umwandlung ist möglich

Wichtig: Bereits versendete Rechnungen müssen storniert werden (nicht gelöscht), um die GoBD-Konformität zu gewährleisten.

Automatisierung

Automatische Umwandlung

Für wiederkehrende Leistungen können Sie automatische Rechnungen einrichten:

1. Erstellen Sie ein Angebot mit wiederkehrenden Positionen
2. Bei Annahme: Wählen Sie Wiederkehrende Rechnung
3. Legen Sie den Intervall fest (monatlich, quartalsweise, etc.)

Erinnerungen

Das System erinnert Sie an:

• Akzeptierte Angebote, die noch nicht in Rechnung gestellt wurden
• Teilrechnungen, die noch ausstehen

Best Practices

1. Schnell handeln - Stellen Sie zeitnah nach Leistungserbringung die Rechnung
2. Dokumentation - Die Verknüpfung hilft bei Rückfragen
3. Kontrolle - Prüfen Sie die Rechnung vor dem Versand
4. Leistungsdatum - Achten Sie auf das korrekte Leistungsdatum