Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen sind Rechnungen, die Sie von Ihren Lieferanten und Dienstleistern erhalten. In dVersum können Sie diese Rechnungen hochladen, automatisch auslesen lassen, prüfen, genehmigen und für die Buchhaltung vorbereiten.

Eingangsrechnungen aufrufen

In dVersum: Navigieren Sie zu Finanzen und klicken Sie auf die Karte Eingangsrechnungen, oder rufen Sie direkt /finanzen/eingang auf.

Rechnungen hochladen

PDF-Upload

1. Klicken Sie auf Rechnung hochladen in der oberen rechten Ecke
2. Wählen Sie eine PDF-Datei aus oder ziehen Sie sie in den Upload-Bereich
3. dVersum analysiert die Datei automatisch

Automatische Erkennung

Beim Upload wird die PDF-Datei auf eingebettete XML-Daten geprüft. Enthält die Datei einen ZUGFeRD- oder XRechnung-Anhang, werden alle Rechnungsdaten automatisch extrahiert:

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum
• Lieferantenname, Adresse, USt-ID
• Einzelpositionen (Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz)
• Zahlungsinformationen (IBAN, BIC, Verwendungszweck)
• Gesamtbeträge (Netto, USt, Brutto)

Erkannte E-Rechnungsformate

dVersum erkennt und verarbeitet folgende Formate:

Das erkannte Format wird in der Rechnungsliste und auf der Detailseite angezeigt.

Status-Workflow

Jede Eingangsrechnung durchläuft einen definierten Status-Workflow:

Hinweis: Die Aktionen Validieren, Genehmigen und Ablehnen stehen nur bei Rechnungen im Status "Empfangen" oder "Validiert" zur Verfügung. "Buchen" ist nur nach Genehmigung möglich. "Als bezahlt markieren" ist ab Status "Genehmigt" oder "Gebucht" möglich.

Statistik-Karten

Oberhalb der Rechnungsliste werden vier Kennzahlen angezeigt:

Filtern und Suchen

Statusfilter

Über das Dropdown-Menü können Sie die Liste nach Status filtern: Alle, Empfangen, Validiert, Genehmigt, Gebucht, Bezahlt oder Abgelehnt.

Freitextsuche

Das Suchfeld durchsucht Rechnungsnummer, Lieferantenname und weitere Felder. Die Suche wird automatisch nach einer kurzen Verzögerung ausgeführt.

Rechnungsdetailseite

Klicken Sie auf eine Rechnung in der Liste, um die Detailseite zu öffnen (/finanzen/eingang/{id}).

Rechnungsdaten

Die Detailseite zeigt alle extrahierten Felder:

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Leistungsdatum
• Lieferantenname, Adresse, USt-ID
• Einzelpositionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz und Positionsbetrag
• Zwischensumme (Netto), Steuerbetrag und Gesamtbetrag (Brutto)

Zahlungsinformationen

Im rechten Bereich werden die Zahlungsdaten angezeigt:

• IBAN und BIC des Lieferanten
• Verwendungszweck / Zahlungsreferenz

XML-Validierung

Über den Button Validieren wird das eingebettete XML gegen den EN16931-Standard geprüft. Das Ergebnis zeigt:

• EN16931 (grün) -- Rechnung ist konform
• Ungültig (rot) -- Validierungsfehler gefunden

Bei Fehlern werden die einzelnen Validierungsprobleme mit Details aufgelistet.

Buchhaltung (Aufwandskonto)

Für jede Eingangsrechnung können Sie ein Aufwandskonto zuweisen. Dieses Konto wird beim DATEV-Export als Gegenkonto verwendet.

In dVersum: Auf der Rechnungsdetailseite finden Sie im Abschnitt Buchhaltung ein Dropdown mit gängigen Aufwandskonten.

Verfügbare Konten (SKR03)

Verfügbare Konten (SKR04)

Tipp: Wenn Sie kein Aufwandskonto auswählen, wird beim DATEV-Export das Standard-Aufwandskonto Ihrer Organisation verwendet. Per-Rechnung-Zuweisungen haben Vorrang.

DATEV-Export

Eingangsrechnungen werden beim DATEV-Export als Kreditorenbuchungen berücksichtigt. Die Vorsteuer (abziehbare Vorsteuer) fließt automatisch in die Berechnung ein. Das Aufwandskonto pro Rechnung bestimmt das Gegenkonto im Buchungsstapel.

Lieferanten-Verknüpfung

Wird beim Upload ein Lieferantenname erkannt, der bereits in der Lieferantenverwaltung existiert, wird die Rechnung automatisch mit dem Lieferanten verknüpft. Neue Lieferanten können Sie unter Finanzen > Lieferanten anlegen.

dVersum-Tipp

Laden Sie Eingangsrechnungen möglichst als ZUGFeRD- oder XRechnung-PDFs hoch. Durch die automatische XML-Extraktion sparen Sie manuelle Dateneingabe und haben sofort alle relevanten Rechnungsdaten strukturiert im System. Nutzen Sie die Validierung, um die Konformität der Rechnungen sicherzustellen.