Gutschriften & Stornorechnungen

Wenn eine bereits versendete Rechnung korrigiert oder rückgängig gemacht werden muss, bietet dVersum zwei Korrekturmechanismen: die Gutschrift (teilweise oder vollständige Korrektur) und die Stornorechnung (vollständige Stornierung). Beide Verfahren sind gesetzeskonform und werden im gesamten System -- von PDF über ZUGFeRD bis DATEV -- korrekt abgebildet.

Gutschrift vs. Stornorechnung

Voraussetzungen

Eine Gutschrift oder Stornorechnung kann nur für Rechnungen erstellt werden, die einen der folgenden Status haben:

• Versendet -- Rechnung wurde an den Kunden gesendet
• Bezahlt -- Rechnung wurde vollständig bezahlt
• Teilbezahlt -- Rechnung wurde teilweise bezahlt
• Überfällig -- Rechnung ist überfällig

Hinweis: Rechnungen im Status "Entwurf" oder "Storniert" können nicht mit einer Gutschrift oder Stornorechnung korrigiert werden. Entwürfe können direkt bearbeitet oder gelöscht werden.

Gutschrift erstellen

Schritt 1: Originalrechnung öffnen

1. Gehen Sie zu Rechnungen und öffnen Sie die betreffende Rechnung
2. Klicken Sie auf Gutschrift erstellen

Schritt 2: Positionen anpassen

dVersum kopiert alle Positionen der Originalrechnung. Sie können:

• Einzelne Positionen entfernen
• Mengen oder Beträge anpassen (z.B. nur 50% des Originalbetrags)
• Beschreibungen ergänzen

Schritt 3: Gutschrift prüfen und senden

Die Gutschrift wird zunächst als Entwurf erstellt. Sie enthält:

• Automatisch vergebene Gutschriftnummer (GS-JJJJ-NNNN)
• Referenz zur Originalrechnung
• Titel: "Gutschrift zu INV-JJJJ-NNNN"
• Fälligkeitsdatum: 14 Tage nach Erstellung

Prüfen Sie die Gutschrift und versenden Sie sie an den Kunden.

Stornorechnung erstellen

Schritt 1: Originalrechnung öffnen

1. Gehen Sie zu Rechnungen und öffnen Sie die betreffende Rechnung
2. Klicken Sie auf Stornieren

Schritt 2: Automatische Erstellung

dVersum erstellt automatisch eine Stornorechnung mit:

• Allen Positionen der Originalrechnung (als negative Beträge)
• Automatisch vergebener Stornierungsnummer (ST-JJJJ-NNNN)
• Titel: "Storno zu INV-JJJJ-NNNN"
• Referenz zur Originalrechnung

Schritt 3: Auswirkung auf die Originalrechnung

Nach Erstellung der Stornorechnung wird die Originalrechnung automatisch auf den Status Storniert gesetzt. Stornierte Rechnungen sind gemäß GoBD unveränderlich gespeichert, aber buchhalterisch durch die Stornorechnung neutralisiert.

GoBD-Konformität (Unveränderbarkeit)

Gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) dürfen versendete Rechnungen nicht einfach gelöscht oder geändert werden. dVersum setzt dieses Prinzip konsequent um:

• Beim Erstellen einer Gutschrift oder Stornorechnung wird die Originalrechnung automatisch gesperrt (Locked)
• Gesperrte Rechnungen können nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden
• Korrekturen erfolgen ausschließlich über Gutschriften oder Stornorechnungen

Wichtig: Versuchen Sie eine gesperrte Rechnung zu löschen, erhalten Sie die Meldung: "Diese Rechnung ist gesperrt und kann nicht gelöscht werden. Erstellen Sie stattdessen eine Stornorechnung."

PDF-Erstellung

Gutschrift-PDF

• Titel im Dokument: GUTSCHRIFT
• Referenzzeile: "Gutschrift zu Rechnung INV-JJJJ-NNNN"
• Alle Pflichtangaben nach §14 UStG

Stornorechnung-PDF

• Titel im Dokument: STORNORECHNUNG
• Referenzzeile: "Storno zu Rechnung INV-JJJJ-NNNN"
• Alle Pflichtangaben nach §14 UStG

ZUGFeRD / E-Rechnung

Gutschriften und Stornorechnungen werden als konforme E-Rechnungen erstellt:

Die ZUGFeRD-XML-Datei wird automatisch in das PDF eingebettet.

DATEV-Export

Beim DATEV-Export werden Gutschriften und Stornorechnungen mit umgekehrter Buchungsrichtung exportiert:

Ihr Steuerberater sieht die Korrekturbuchungen automatisch im Buchungsstapel.

E-Mail-Versand

Beim Versand per E-Mail wird der Betreff automatisch angepasst:

• Gutschrift: "Gutschrift GS-JJJJ-NNNN zu Rechnung INV-JJJJ-NNNN"
• Stornorechnung: "Stornorechnung ST-JJJJ-NNNN zu Rechnung INV-JJJJ-NNNN"

Auswirkungen auf Finanzdaten

Finanzen-Übersicht

Gutschriften und Stornorechnungen reduzieren die Gesamteinnahmen in der Finanzen-Übersicht. Der Gewinn wird entsprechend angepasst.

USt-Voranmeldung

Gutschriften und Stornorechnungen reduzieren die steuerpflichtigen Umsätze in der USt-Voranmeldung:

• Bei 19%-Positionen wird KZ 81 reduziert
• Bei 7%-Positionen wird KZ 86 reduziert
• Die Abzüge werden in der USt-Voranmeldung separat ausgewiesen

Rechtliche Grundlagen

§14 UStG -- Pflichtangaben

Gutschriften und Stornorechnungen unterliegen denselben Pflichtangaben wie reguläre Rechnungen. Zusätzlich müssen sie die Originalrechnung eindeutig referenzieren.

GoBD -- Unveränderbarkeit

Nach den GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Dokumentation) müssen einmal erstellte und versendete Rechnungen dauerhaft und unveränderlich aufbewahrt werden. Korrekturen erfolgen ausschließlich über Gegenbuchungen (Gutschriften/Stornos).

dVersum-Tipp

Nutzen Sie Gutschriften für teilweise Korrekturen (z.B. Preisnachlässe oder Teilrückerstattungen) und Stornorechnungen für vollständige Stornierungen. So bleiben alle Buchungen nachvollziehbar und Ihre Buchhaltung bleibt GoBD-konform. Prüfen Sie nach dem Erstellen einer Korrektur die USt-Voranmeldung, um die Auswirkungen auf Ihre Steuerlast zu sehen.