DATEV-Export einrichten

Mit dem DATEV-Export können Sie Ihre Rechnungen als Buchungsstapel exportieren und an Ihren Steuerberater übergeben. Das spart Zeit und vermeidet Übertragungsfehler.

Was ist DATEV?

DATEV ist der Standard für den Datenaustausch mit Steuerberatern in Deutschland. Der Export erstellt eine CSV-Datei im offiziellen DATEV-Format, die direkt in DATEV Unternehmen Online oder DATEV Rechnungswesen importiert werden kann.

Voraussetzungen

Bevor Sie den DATEV-Export nutzen können, benötigen Sie folgende Informationen von Ihrem Steuerberater:

1. Beraternummer (5-stellig)
2. Mandantennummer (5-stellig)
3. Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04)
4. Sachkontenlänge (4-8 Stellen)
5. Debitorenstart (erste Kundennummer)
6. Erlöskonto (z.B. 8400 bei SKR03)

Einrichtung

Schritt 1: DATEV-Einstellungen öffnen

1. Gehen Sie zu Einstellungen
2. Wählen Sie Integrationen
3. Klicken Sie auf DATEV konfigurieren

Schritt 2: Daten eingeben

Schritt 3: Speichern

Klicken Sie auf Speichern. Der DATEV-Export ist nun aktiviert.

Export durchführen

Batch-Export (mehrere Rechnungen)

1. Gehen Sie zu Rechnungen
2. Klicken Sie auf DATEV-Export
3. Wählen Sie den Zeitraum (Von - Bis)
4. Klicken Sie auf Vorschau, um die zu exportierenden Rechnungen zu prüfen
5. Klicken Sie auf Exportieren
6. Die CSV-Datei wird heruntergeladen

Einzel-Export

1. Öffnen Sie eine Rechnung
2. Klicken Sie auf Aktionen → DATEV-Export
3. Die CSV-Datei für diese einzelne Rechnung wird heruntergeladen

Exportierte Daten

Der DATEV-Export enthält:

• Umsatz (Brutto oder Netto je nach Einstellung)
• Gegenkonto
• Belegdatum
• Belegnummer (Rechnungsnummer)
• Buchungstext
• Steuerschlüssel (BU-Schlüssel)
• Debitorenkonto

BU-Schlüssel (Steuerschlüssel)

Import beim Steuerberater

Ihr Steuerberater kann die exportierte Datei wie folgt importieren:

DATEV Unternehmen Online

1. Anmelden in DATEV Unternehmen Online
2. Belege → Buchungsdaten importieren
3. CSV-Datei auswählen
4. Zuordnung prüfen
5. Import bestätigen

DATEV Rechnungswesen

1. Stapelverarbeitung öffnen
2. ASCII-Import wählen
3. Datei auswählen
4. Formatvorlage: DATEV-Standard
5. Import starten

Tipps für den reibungslosen Export

Vor dem ersten Export

• Stimmen Sie die Kontenrahmen-Einstellungen mit Ihrem Steuerberater ab
• Legen Sie fest, ob Brutto- oder Netto-Buchungen verwendet werden sollen
• Definieren Sie die Kundennummern-Systematik

Regelmäßiger Export

• Exportieren Sie monatlich oder quartalsweise
• Prüfen Sie die Vorschau vor dem Export
• Markierte Rechnungen werden nicht erneut exportiert

Häufige Fragen

Was bedeutet "Bereits exportiert"?

Rechnungen, die bereits exportiert wurden, werden im nächsten Export nicht erneut berücksichtigt. Sie können den Status zurücksetzen, falls nötig.

Kann ich den Kontenrahmen wechseln?

Ja, aber sprechen Sie dies mit Ihrem Steuerberater ab. Ein Wechsel des Kontenrahmens sollte nur zum Jahreswechsel erfolgen.

Was wenn eine Rechnung korrigiert werden muss?

Erstellen Sie eine Stornorechnung und eine neue, korrigierte Rechnung. Beide werden im nächsten Export berücksichtigt.

dVersum-Tipp

Stimmen Sie sich bei der Ersteinrichtung einmalig mit Ihrem Steuerberater ab. Danach läuft der Export vollautomatisch und Sie sparen wertvolle Zeit bei der Buchhaltung.