Kundenverwaltung

Die Kundenverwaltung in dVersum ermöglicht es Ihnen, alle wichtigen Informationen zu Ihren Kunden zentral zu speichern und zu verwalten.

Kunden anlegen

Neuen Kunden erstellen

1. Gehen Sie zu Kunden in der Seitenleiste
2. Klicken Sie auf Neuer Kunde
3. Füllen Sie die Stammdaten aus

Pflichtfelder

Optionale Angaben

Kundentypen

Privatkunden

• Name: Vor- und Nachname
• Keine USt-IdNr. erforderlich
• Rechnungen immer mit MwSt.

Geschäftskunden (Inland)

• Firmenname und optional Ansprechpartner
• Steuernummer optional
• Rechnungen mit MwSt.

Geschäftskunden (EU)

• Firmenname
• USt-IdNr. erforderlich für Reverse-Charge
• Automatische USt-IdNr.-Prüfung möglich

Geschäftskunden (Drittland)

• Firmenname
• Keine USt-IdNr. in DE-Format
• Steuerfreie Rechnung möglich

Kundenliste

Übersicht

Die Kundenliste zeigt:

• Name - Kundenname mit Typ-Icon
• E-Mail - Kontakt-E-Mail
• Projekte - Anzahl aktiver Projekte
• Offene Posten - Unbezahlte Rechnungsbeträge
• Letzte Aktivität - Datum der letzten Interaktion

Filtern und Sortieren

Suche

Nutzen Sie die Suche (⌘K) um Kunden schnell zu finden:

• Nach Name
• Nach E-Mail
• Nach Firma

Kundendetails

Übersichtsseite

Auf der Kundendetailseite sehen Sie:

• Stammdaten - Kontaktinformationen
• Projekte - Alle Projekte für diesen Kunden
• Rechnungen - Rechnungshistorie
• Angebote - Alle Angebote
• Zeiterfassung - Erfasste Zeiten
• Aktivitäten - Timeline aller Aktionen

Bearbeiten

1. Öffnen Sie den Kunden
2. Klicken Sie auf Bearbeiten oder das Stift-Symbol
3. Ändern Sie die gewünschten Felder
4. Speichern Sie

Kontaktpersonen

Für Firmenkunden können Sie mehrere Kontaktpersonen hinterlegen:

Kontakt hinzufügen

1. Öffnen Sie den Kunden
2. Gehen Sie zu Kontakte
3. Klicken Sie auf Kontakt hinzufügen
4. Geben Sie Name, E-Mail, Telefon und Position ein

Hauptkontakt festlegen

1. Klicken Sie auf ⋯ neben dem Kontakt
2. Wählen Sie Als Hauptkontakt setzen
3. Dieser Kontakt wird bei neuen Dokumenten vorausgewählt

Adressen

Rechnungsadresse

Die primäre Adresse für alle Rechnungen und Angebote.

Lieferadresse

Falls abweichend, können Sie eine separate Lieferadresse hinterlegen:

1. Unter Adressen → Lieferadresse hinzufügen
2. Diese kann bei Bedarf auf Dokumenten angezeigt werden

Kundennummern

Automatische Vergabe

dVersum vergibt automatisch Kundennummern:

• Format: K-0001, K-0002, ...
• Fortlaufend und eindeutig

Eigene Kundennummern

Sie können auch eigene Nummern verwenden:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Nummernkreise
2. Passen Sie das Kundennummern-Format an
3. Oder geben Sie manuell eine Nummer beim Anlegen ein

Import und Export

Kunden importieren

1. Gehen Sie zu Kunden → ⋯ → Importieren
2. Laden Sie eine CSV-Datei hoch
3. Ordnen Sie die Spalten zu
4. Überprüfen Sie die Vorschau
5. Bestätigen Sie den Import

CSV-Format:

Name,E-Mail,Telefon,Straße,PLZ,Ort,Land
Musterfirma GmbH,info@musterfirma.de,030-123456,Musterstr. 1,10115,Berlin,DE

Kunden exportieren

1. Filtern Sie die gewünschten Kunden
2. Klicken Sie auf Exportieren
3. Wählen Sie das Format (CSV oder Excel)

Kunden archivieren

Inaktive Kunden können archiviert werden:

1. Öffnen Sie den Kunden
2. Klicken Sie auf ⋯ → Archivieren
3. Archivierte Kunden erscheinen nicht mehr in der Standardansicht

Archivierte Kunden anzeigen

1. In der Kundenliste: Filter Status → Archiviert
2. Oder Alle für beide

Wiederherstellen

1. Öffnen Sie den archivierten Kunden
2. Klicken Sie auf Wiederherstellen

Kunden löschen

Achtung: Kunden mit Rechnungen oder Projekten können nicht gelöscht werden.

Für Kunden ohne Dokumente:

1. Öffnen Sie den Kunden
2. Klicken Sie auf ⋯ → Löschen
3. Bestätigen Sie die Löschung

Kundenspezifische Einstellungen

Zahlungsbedingungen

Für jeden Kunden individuelle Zahlungsziele:

1. Öffnen Sie die Kundeneinstellungen
2. Unter Zahlungsbedingungen:
   • Zahlungsziel - Tage bis Fälligkeit
   • Skonto - Prozent und Frist
3. Diese werden bei neuen Rechnungen automatisch verwendet

Steuersatz

Standard-Steuersatz für diesen Kunden:

• Normal (19%)
• Ermäßigt (7%)
• Steuerfrei (0%)

Rabatte

Kundenspezifische Rabatte:

• Prozentsatz oder Festbetrag
• Wird bei neuen Dokumenten vorgeschlagen

Kundenstatistiken

Auf der Kundenseite sehen Sie Statistiken:

Tastaturkürzel

Tipps

1. Vollständige Daten - Je mehr Daten, desto weniger manuelle Eingabe bei Dokumenten
2. USt-IdNr. prüfen - Bei EU-Kunden automatisch validieren lassen
3. Kontaktpersonen nutzen - Für Unternehmen mit mehreren Ansprechpartnern
4. Regelmäßig aufräumen - Inaktive Kunden archivieren
5. Notizen verwenden - Wichtige Informationen dokumentieren