Mahnwesen (Zahlungserinnerungen)

dVersum bietet ein vollständiges deutsches Mahnsystem mit 4 Eskalationsstufen. Von der freundlichen Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung vor dem Inkasso.

Die 4 Mahnstufen

Stufe 1: Zahlungserinnerung

• Zeitpunkt: 7-14 Tage nach Fälligkeit
• Mahngebühr: 0 €
• Verzugszinsen: 0%
• Ton: Freundlich, könnte ein Versehen sein

Die Zahlungserinnerung ist eine höfliche Erinnerung ohne Gebühren. Sie gibt dem Kunden die Möglichkeit, eine vergessene Zahlung nachzuholen.

Stufe 2: Erste Mahnung

• Zeitpunkt: 14-21 Tage nach Fälligkeit
• Mahngebühr: 5 €
• Verzugszinsen: Optional (0-5%)
• Ton: Bestimmt, aber sachlich

Die erste formelle Mahnung. Ab hier können Sie Mahngebühren erheben.

Stufe 3: Zweite Mahnung

• Zeitpunkt: 21-30 Tage nach Fälligkeit
• Mahngebühr: 10 €
• Verzugszinsen: 5% p.a.
• Ton: Deutlich, mit Hinweis auf Konsequenzen

Die zweite Mahnung weist auf mögliche weitere Schritte hin.

Stufe 4: Letzte Mahnung

• Zeitpunkt: 30+ Tage nach Fälligkeit
• Mahngebühr: 15 €
• Verzugszinsen: 9% p.a. (gesetzlicher Basiszins + 8%)
• Ton: Formal, Ankündigung weiterer Maßnahmen

Die letzte Mahnung vor dem Inkassoverfahren oder rechtlichen Schritten.

Mahnung erstellen

Schritt 1: Überfällige Rechnung öffnen

1. Gehen Sie zu Rechnungen
2. Filtern Sie nach Überfällig oder öffnen Sie eine überfällige Rechnung
3. Klicken Sie auf Mahnung erstellen

Schritt 2: Mahnstufe auswählen

dVersum schlägt automatisch die passende Mahnstufe vor, basierend auf:

• Vergangene Zeit seit Fälligkeit
• Bereits versendete Mahnungen

Schritt 3: Details prüfen

• Mahngebühr: Wird automatisch eingetragen, kann angepasst werden
• Verzugszinsen: Werden berechnet (Tage x Zinssatz x Betrag / 365)
• Neue Zahlungsfrist: Setzen Sie eine neue Frist (üblicherweise 7-14 Tage)
• Notizen: Optionale Anmerkungen

Schritt 4: Mahnung versenden

Klicken Sie auf Mahnung erstellen, dann:

• Per E-Mail senden: Direkt aus dVersum
• PDF herunterladen: Für den Postversand

Berechnung der Verzugszinsen

Die Verzugszinsen werden nach folgender Formel berechnet:

Zinsen = (Offener Betrag × Zinssatz × Verzugstage) / 365

Beispiel:

• Offener Betrag: 1.000 €
• Zinssatz: 9% p.a.
• Verzugstage: 30

Zinsen = (1.000 € × 9% × 30) / 365 = 7,40 €

Rechtliche Grundlagen

Verzugszinsen (§ 288 BGB)

• B2B: Basiszinssatz + 9% = ca. 12,12% (Stand 2026)
• B2C: Basiszinssatz + 5% = ca. 8,12%

Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der Deutschen Bundesbank veröffentlicht.

Mahngebühren

Mahngebühren sind rechtlich zulässig, wenn:

• Sie tatsächlich angefallen sind (Pauschale möglich)
• Sie angemessen sind
• Der Kunde sich im Verzug befindet

Mahnhistorie

dVersum protokolliert alle Mahnungen zu einer Rechnung:

• Datum der Mahnung
• Mahnstufe
• Geforderte Beträge
• Versandstatus

Diese Historie ist auch für eventuelle rechtliche Schritte wichtig.

Best Practices

Schnell reagieren

Je früher Sie mahnen, desto höher die Zahlungswahrscheinlichkeit.

Freundlich bleiben

Besonders bei der ersten Zahlungserinnerung - es könnte ein Versehen sein.

Dokumentieren

Behalten Sie alle Mahnungen in dVersum - wichtig für eventuelle Rechtsstreitigkeiten.

Eskalation ankündigen

Kündigen Sie in jeder Mahnung die nächsten Schritte an, wenn nicht gezahlt wird.

dVersum-Tipp

Aktivieren Sie die automatische Erkennung überfälliger Rechnungen. dVersum zeigt Ihnen im Dashboard alle überfälligen Rechnungen und erinnert Sie daran, Mahnungen zu versenden.