Glossar
Fachbegriffe aus Buchhaltung, Steuern und Recht einfach erklärt.
A
Abschlagsrechnung
Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung über eine Teilzahlung für bereits erbrachte oder vereinbarte Leistungen vor Abschluss des gesamten Projekts. Sie wird häufig bei größeren Aufträgen oder längeren Projekten eingesetzt.
Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfrist ist der gesetzlich festgelegte Zeitraum, in dem geschäftliche Unterlagen wie Rechnungen, Belege und Buchungsdaten aufbewahrt werden müssen. Je nach Dokumentart gilt eine unterschiedliche Frist, häufig 10 Jahre.
Aufbewahrungspflicht
Die Aufbewahrungspflicht ist die gesetzliche Pflicht, geschäftliche Unterlagen über einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Sie dient der Nachweisbarkeit gegenüber Finanzamt, Banken und anderen Prüfstellen.
B
Beleg
Ein Beleg ist der Nachweis für einen Geschäftsvorfall, z. B. eine Rechnung, Quittung oder ein Kassenbeleg. Er dient als Grundlage für die Buchhaltung und muss nachvollziehbar aufbewahrt werden.
Bruttorechnung
Eine Bruttorechnung weist den Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer aus. Sie zeigt also den Bruttobetrag, den der Kunde tatsächlich zahlt.
Buchungssatz
Ein Buchungssatz legt fest, welches Konto in der doppelten Buchführung im Soll und welches im Haben gebucht wird. Er beschreibt damit die korrekte Erfassung eines Geschäftsvorfalls.
D
DATEV
DATEV ist eine Buchhaltungssoftware, die vor allem von Steuerberatern und Unternehmen für Buchführung und Steuererklärungen genutzt wird.
DATEV-Export
Der DATEV-Export bezeichnet das Übertragen von Buchhaltungsdaten in ein DATEV-kompatibles Format.
DSGVO
DSGVO steht für Datenschutz-Grundverordnung, ein Regelwerk zum Schutz personenbezogener Daten innerhalb der EU.
E
E-Invoicing
E-Invoicing bezeichnet den elektronischen Versand und Empfang von Rechnungen.
E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die gesetzliche Anforderungen erfüllt.
E-Rechnungsformat
Ein E-Rechnungsformat ist ein standardisiertes digitales Rechnungsformat mit strukturierten Daten, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Beispiele sind ZUGFeRD und XRechnung.
Eingangsrechnung
Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die ein Unternehmen von einem Lieferanten oder Dienstleister erhält. Sie wird geprüft, verbucht und – falls möglich – für den Vorsteuerabzug genutzt.
F
Forderungsausfall
Ein Forderungsausfall liegt vor, wenn eine offene Rechnung trotz Mahnungen nicht bezahlt wird und der Betrag ganz oder teilweise als Verlust verbucht werden muss. Je nach Fall kann die Forderung auch rechtlich weiterverfolgt werden.
Fälligkeit
Fälligkeit bezeichnet den Zeitpunkt, ab dem eine Rechnung, Zahlung oder Leistung rechtlich eingefordert werden kann. Ab diesem Datum kann bei Nichtzahlung unter Umständen Verzug eintreten.
G
GoBD
Die GoBD sind Vorschriften zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.
GoBD-Archivierung
GoBD-Archivierung bezeichnet die revisionssichere Aufbewahrung digitaler Belege und Dokumente nach den Anforderungen der GoBD. Dabei müssen Unterlagen unveränderbar, nachvollziehbar und ordnungsgemäß archiviert werden.
GoBD-Konformität
GoBD-Konformität bedeutet, dass digitale Buchhaltung und Belege nach den gesetzlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung verarbeitet, gespeichert und archiviert werden. Wichtig sind vor allem Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und eine revisionssichere Aufbewahrung.
GoBD-Protokoll
Ein GoBD-Protokoll dokumentiert alle relevanten Änderungen und Vorgänge in einer Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware revisionssicher. So bleiben Buchungen, Belege und Bearbeitungsschritte nachvollziehbar und GoBD konform.
GoBD-Prüfpfad
Der GoBD-Prüfpfad beschreibt den nachvollziehbaren Weg von Belegen, Änderungen und Buchungen in der digitalen Buchführung. Er stellt sicher, dass alle Vorgänge revisionssicher dokumentiert und geprüft werden können.
GoBD-Unveränderbarkeit
GoBD-Unveränderbarkeit bedeutet, dass steuerlich relevante Daten nach der Erfassung nicht heimlich oder unbemerkt geändert werden dürfen. Jede Änderung muss nachvollziehbar dokumentiert und revisionssicher archiviert werden.
GoBD-Verfahrensdokumentation
Die GoBD-Verfahrensdokumentation beschreibt nachvollziehbar, wie digitale Belege, Buchhaltungsprozesse und Archivierung im Unternehmen organisiert sind. Sie dient als Nachweis für eine ordnungsgemäße, vollständige und revisionssichere Verarbeitung.
Gutschrift
Eine Gutschrift ist ein abrechnungsrelevantes Dokument, mit dem ein Betrag gutgeschrieben wird. Sie kann eine Rechnung ersetzen oder als Rechnungskorrektur dienen.
K
Kleinbetragsrechnung
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung über einen geringen Betrag, für die vereinfachte Pflichtangaben gelten. Sie erleichtert das Rechnung schreiben bei niedrigen Beträgen nach §14 UStG.
Kleinunternehmerregelung
Die Kleinunternehmerregelung ist eine steuerliche Vereinfachung, die Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit.
Korrekturrechnung
Eine Korrekturrechnung ist eine Rechnung, mit der Fehler einer bereits ausgestellten Rechnung formal sauber berichtigt werden. Sie hilft dabei, die ursprüngliche Buchung nachvollziehbar zu halten und GoBD-konform zu arbeiten.
L
Leistungsnachweis
Ein Leistungsnachweis dokumentiert die tatsächlich erbrachte Arbeit oder Leistung und dient oft als Grundlage für Abrechnung, Freigabe oder interne Kontrolle. Er ist besonders wichtig, wenn Leistungen nicht über Waren, sondern über Zeit, Aufwand oder Projektfortschritt abgerechnet werden.
Leistungszeitraum
Der Leistungszeitraum ist der Zeitraum, in dem eine Leistung tatsächlich erbracht wurde. Er wird auf Rechnungen und Belegen oft als Pflichtangabe benötigt.
M
Mahnfrist
Die Mahnfrist ist der Zeitraum zwischen dem Fälligkeitsdatum einer Rechnung und dem Versand einer Zahlungserinnerung oder Mahnung. Sie hilft, offene Forderungen strukturiert und rechtssicher zu verfolgen.
Mahngebühren
Mahngebühren sind zusätzliche Kosten, die bei Zahlungsverzug für Zahlungserinnerungen und Mahnungen berechnet werden können. Sie müssen angemessen und nachvollziehbar sein.
Mahnlauf
Ein Mahnlauf ist die automatische oder geplante Abfolge von Zahlungserinnerung, Mahnung und weiteren Mahnstufen für offene Forderungen. Er hilft, überfällige Rechnungen strukturiert und fristgerecht zu verfolgen.
R
Rechnungsberichtigung
Rechnungsberichtigung ist die Korrektur einer bereits ausgestellten Rechnung, wenn Pflichtangaben oder Inhalte fehlerhaft sind. Sie dient dazu, eine formell und inhaltlich richtige Rechnung zu erstellen, ohne die ursprüngliche Leistung neu abzurechnen.
Rechnungsempfänger
Der Rechnungsempfänger ist die Person oder das Unternehmen, an das eine Rechnung ausgestellt wird. Er muss vollständig und eindeutig angegeben sein, damit die Rechnung korrekt und rechtssicher ist.
Rechnungskorrektur
Eine Rechnungskorrektur ist die Berichtigung einer bereits ausgestellten Rechnung, wenn z. B. Beträge, Pflichtangaben oder Leistungsdaten fehlerhaft sind. Sie sorgt dafür, dass die Rechnung rechtlich und buchhalterisch korrekt vorliegt.
Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer ist die eindeutige Kennung einer Rechnung. Sie sorgt dafür, dass Belege fortlaufend, eindeutig und nachvollziehbar organisiert werden.
Reverse Charge
Das Reverse-Charge-Verfahren ist eine Umsatzsteuerregelung, bei der die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht.
Revisionssichere Archivierung
Revisionssichere Archivierung bezeichnet die gesetzeskonforme, unveränderbare und nachvollziehbare Aufbewahrung digitaler Dokumente und Belege nach den GoBD.
Revisionssicherheit
Revisionssicherheit beschreibt die nachvollziehbare, vollständige und unveränderbare Archivierung digitaler Daten und Dokumente. Sie stellt sicher, dass Belege und Aufzeichnungen jederzeit prüfbar bleiben.
S
Skonto
Skonto ist ein Preisnachlass, den ein Kunde erhält, wenn er eine Rechnung innerhalb eines bestimmten Zahlungsziels schnell bezahlt. Es dient oft dazu, den Zahlungseingang zu beschleunigen und den Cashflow zu verbessern.
Stornorechnung
Eine Stornorechnung hebt eine bereits ausgestellte Rechnung vollständig auf und macht sie buchhalterisch wieder rückgängig. Sie wird genutzt, um fehlerhafte Rechnungen rechtssicher zu korrigieren.
Stundennachweis
Ein Stundennachweis dokumentiert Arbeitszeiten, Tätigkeiten und Projektzuordnungen nachvollziehbar. Er dient als Grundlage für Abrechnung, Projektcontrolling und Kundenkommunikation.
Stundensatzkalkulation
Die Stundensatzkalkulation ist die Berechnung eines wirtschaftlich sinnvollen Stundenpreises unter Berücksichtigung von Kosten, Auslastung, Steuern und Gewinnziel. Sie hilft Freelancern und kleinen Unternehmen, ihre Leistungen profitabel zu bepreisen.
U
USt-IdNr.
Die USt-IdNr. ist eine einzigartige Kennzeichnung für Unternehmen innerhalb der EU, um Umsatzsteuer auf grenzüberschreitende Geschäfte zu regulieren.
Unveränderbarkeit
Unveränderbarkeit bedeutet im Sinne der GoBD, dass Buchungen und Belege nachträglich nicht unbemerkt geändert werden dürfen. Jede Änderung muss nachvollziehbar dokumentiert und revisionssicher gespeichert sein.
V
Verbindlichkeit
Verbindlichkeit beschreibt, ob ein Angebot, Kostenvoranschlag oder eine Rechnung rechtlich bindend ist. Sie bestimmt, ob und in welchem Umfang daraus Pflichten für die beteiligten Parteien entstehen.
Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation beschreibt nachvollziehbar, wie digitale Buchhaltungsprozesse im Unternehmen organisiert, verarbeitet und archiviert werden. Sie ist wichtig für GoBD-Nachweise und interne Transparenz.
Verjährung von Rechnungen
Die Verjährung von Rechnungen beschreibt den Zeitraum, nach dem ein Zahlungsanspruch rechtlich nicht mehr durchgesetzt werden kann. Offene Forderungen verjähren in Deutschland meist nach drei Jahren.
Verjährungsfrist
Die Verjährungsfrist ist der Zeitraum, nach dessen Ablauf eine Forderung rechtlich meist nicht mehr erfolgreich durchgesetzt werden kann. Ist die Frist abgelaufen, kann eine Forderung verjährt sein.
Verzug
Verzug liegt vor, wenn eine fällige Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wird. Ab diesem Zeitpunkt können Mahnungen, Verzugszinsen und weitere Folgen entstehen.
Verzugseintritt
Der Verzugseintritt ist der Zeitpunkt, ab dem ein Kunde rechtlich in Zahlungsverzug gerät. Ab dann können Mahnungen, Verzugszinsen und weitere Maßnahmen im Mahnwesen zulässig sein.
Verzugszinsen
Verzugszinsen sind zusätzliche Zinsen, die ein Kunde zahlen muss, wenn eine fällige Rechnung nicht rechtzeitig beglichen wird. Sie fallen ab Eintritt des Zahlungsverzugs an und sollen den finanziellen Schaden des Gläubigers ausgleichen.
Vorsteuerabzug
Der Vorsteuerabzug ermöglicht es Unternehmen, die in Eingangsrechnungen enthaltene Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückzufordern. Voraussetzung sind unter anderem eine ordnungsgemäße Rechnung und die Verwendung für das Unternehmen.
Z
ZUGFeRD/XRechnung
ZUGFeRD/XRechnung bezeichnet standardisierte Formate für elektronische Rechnungen, die in B2G-Geschäften in Deutschland ab 2025 verpflichtend werden.
Zahlungsverzug
Zahlungsverzug liegt vor, wenn eine fällige Rechnung nicht innerhalb der vereinbarten oder gesetzlichen Frist bezahlt wird. Dadurch können Mahnungen, Verzugszinsen und weitere rechtliche Schritte ausgelöst werden.
Zahlungsziel
Das Zahlungsziel ist der vereinbarte Zeitraum, innerhalb dessen eine Rechnung bezahlt werden muss. Es legt fest, bis wann der Betrag fällig ist und beeinflusst Liquidität und Mahnwesen.