XRechnung

XRechnung

Die XRechnung ist ein standardisiertes XML-Datenformat für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie wird vor allem bei B2G-Rechnungen (Business-to-Government) eingesetzt und ist ein zentraler Bestandteil der E-Rechnung-Pflichten im öffentlichen Sektor.

Was bedeutet das konkret?

Im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung ist die XRechnung maschinenlesbar. Das heißt: Die Rechnungsdaten werden nicht nur visuell dargestellt, sondern so strukturiert, dass Behörden sie automatisch verarbeiten können.

Eine XRechnung enthält typischerweise unter anderem:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Leistungsbeschreibung
• Netto-, Steuer- und Bruttobeträge
• Angaben zum Rechnungsempfänger
• Leitweg-ID oder andere empfängerbezogene Pflichtangaben

Beispiel

Ein Freelancer erstellt eine Webdesign-Leistung für eine Stadtverwaltung. Statt eine normale PDF-Rechnung zu schicken, muss er eine XRechnung über das vorgeschriebene Portal oder per entsprechendem Übertragungsweg einreichen. Nur so kann die Rechnung von der Behörde korrekt angenommen und verarbeitet werden.

Relevanz für Freelancer und kleine Unternehmen

Für Freelancer, Selbstständige und kleine Unternehmen ist die XRechnung besonders wichtig, wenn sie Leistungen an Bund, Länder, Kommunen oder andere öffentliche Stellen abrechnen.

Wichtige Punkte:

• Eine einfache PDF-Rechnung reicht in vielen Fällen nicht mehr aus.
• Die Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden.
• Je nach Auftraggeber können zusätzliche Angaben wie die Leitweg-ID erforderlich sein.
• Wer regelmäßig mit öffentlichen Auftraggebern arbeitet, sollte seine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware auf XRechnung-Kompatibilität prüfen.

Praktische Anwendung

So gehst du in der Praxis vor:

1. Prüfe, ob dein Kunde ein öffentlicher Auftraggeber ist.
2. Erfrage die nötigen Rechnungsdaten, z. B. Leitweg-ID.
3. Erstelle die Rechnung in einem XRechnung-konformen Tool.
4. Übermittle die Rechnung über den geforderten Kanal, etwa ein E-Rechnungs-Portal.

Unterschied zur PDF-Rechnung

• PDF-Rechnung: gut lesbar für Menschen, aber nicht standardisiert für die automatische Verarbeitung.
• XRechnung: strukturierte E-Rechnung, die von Systemen direkt verarbeitet werden kann.

Fazit

Die XRechnung ist für alle relevant, die B2G Rechnungen schreiben oder öffentliche Auftraggeber beliefern. Sie ist ein wichtiger Standard im Bereich der E-Rechnung und sollte in der Rechnungsstellung an Behörden unbedingt berücksichtigt werden.