Pro-Dokument-Textfelder (Block-Overrides)

Eine PDF-Vorlage definiert das Layout (Header, Empfänger, Positionen, Totals, Footer). Mit Rich-Text-Blöcken in der Vorlage können Sie zusätzlich pro Dokument einen eigenen Text einsetzen — etwa eine Einleitung, einen Hinweistext oder einen persönlichen Schlusssatz — ohne die Vorlage selbst zu ändern.

So bedient eine einzige Vorlage Hunderte unterschiedlicher Rechnungen mit individuellen Texten.

Wann hilft das?

Voraussetzung: Rich-Text-Blöcke in der Vorlage

Damit Sie pro Dokument Text einsetzen können, muss die zugewiesene PDF-Vorlage mindestens einen Rich-Text-Block enthalten. Diese werden im Block-Builder (Team-Plan) der PDF-Vorlagen-Verwaltung definiert.

Jeder Rich-Text-Block in der Vorlage hat:

• eine Position im Layout (z. B. zwischen Empfänger und Positionen)
• ein Styling (Schriftgröße, Farbe, Ausrichtung)
• einen Platzhalter-Text, der erscheint, wenn das Dokument keinen eigenen Text hinterlegt hat

Eigenen Text pro Dokument einsetzen

1. Öffnen Sie die Rechnung oder das Angebot im Editor.
2. Scrollen Sie zur Sektion Dokumenttexte (erscheint nur, wenn die zugewiesene Vorlage Rich-Text-Blöcke enthält).
3. Pro Block sehen Sie ein Textfeld mit der Beschriftung des Blocks und dem aktuellen Platzhalter-Text aus der Vorlage.
4. Tippen Sie Ihren eigenen Text ein — Formatierung (fett, kursiv, Listen) ist möglich.
5. Speichern Sie das Dokument.

Beim Generieren der PDF setzt dVersum Ihren Text an die Position, die die Vorlage definiert. Andere Dokumente, die dieselbe Vorlage nutzen, bleiben unverändert.

Mit Vero erstellen lassen

Sie können den AI-Assistenten Vero bitten, den Text für Sie zu schreiben:

„Schreibe eine kurze, freundliche Einleitung für die Rechnung an Müller GmbH zum Projekt UX-Redesign."

Vero erkennt das aktive Dokument und schreibt den Text direkt in den passenden Block. Verfügbare Tools: set_invoice_text_slot, set_quote_text_slot.

Unterschied zu „Notizen" und „Zahlungsbedingungen"

dVersum-Tipp

Definieren Sie in der PDF-Vorlage einen Rich-Text-Block direkt unter dem Empfänger als „Anschreiben" mit einem aussagekräftigen Platzhalter — z. B. „Persönliche Einleitung — beim Versand anpassen". So vergessen Sie nie, vor dem Senden den Text zu individualisieren.