E-Rechnungspflicht 2027

Die Kurzantwort

Wenn du in Deutschland sitzt und an andere Unternehmen im Inland fakturierst, endet am 31.12.2026 die allgemeine Schonfrist. Für Umsätze, die du ab dem 01.01.2027 ausführst, darfst du keine PDF-Rechnung mehr schicken, es sei denn, dein Gesamtumsatz 2026 lag bei höchstens 800.000 €. Dann hast du noch ein Jahr länger Zeit, also bis zum 31.12.2027. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft befreit. Empfangen musst du E-Rechnungen aber schon seit dem 01.01.2025, und zwar ohne Ausnahme.

Das ist der ganze Kern. Alles Weitere sind Details, die du in etwa einem halben Tag erledigen kannst.

Wen es ab wann betrifft

Seit dem 01.01.2025 gilt eine Rechnung nur noch dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF erfüllt das nicht. Es gilt als sonstige Rechnung, genau wie Papier.

Die Übergangsregelungen stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Sie laufen gestaffelt aus:

Zeitraum des Umsatzes	Wer darf noch eine sonstige Rechnung ausstellen
01.01.2025 bis 31.12.2026	alle inländischen Unternehmer
01.01.2027 bis 31.12.2027	nur wer im Vorjahr höchstens 800.000 € Gesamtumsatz hatte
ab 01.01.2028	niemand mehr, außer den gesetzlichen Ausnahmen

Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Umsatzes, nicht das Rechnungsdatum. Eine Leistung, die du im Dezember 2026 erbringst und erst im Februar 2027 abrechnest, fällt noch unter die alte Regel.

Zwei Beispiele, damit das greifbar wird. Anna ist Texterin, Gesamtumsatz 2026 rund 95.000 €. Sie darf bis Ende 2027 weiter PDF-Rechnungen schicken, sofern ihre Kunden zustimmen. Ab dem 01.01.2028 muss sie umstellen. Markus führt eine Designagentur mit sechs Leuten und lag 2026 bei 1,1 Mio. € Gesamtumsatz. Für ihn endet die Schonfrist am 31.12.2026. Jeder Umsatz, den er ab dem 01.01.2027 ausführt, braucht eine E-Rechnung, wenn der Kunde ein inländisches Unternehmen ist.

Für Anna heißt das trotzdem nicht, dass sie bis 2028 nichts tun muss. Sie arbeitet für Agenturen wie die von Markus. Sobald deren Rechnungseingang auf strukturierte Belege umgestellt ist, wird ihr PDF dort zum Sonderfall, den jemand von Hand anfasst.

Zwei Punkte werden dabei gern übersehen. Erstens: eine Papierrechnung ist während der Übergangszeit immer zulässig. Ein PDF per E-Mail dagegen nur, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt. Zweitens: die Übergangsregel betrifft nur das Ausstellen. Für den Empfang gibt es laut BMF keine Ausnahmen, auch nicht für Kleinunternehmer.

Die dauerhaften Ausnahmen

Unabhängig von den Fristen brauchst du keine E-Rechnung auszustellen bei:

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)
Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV)
Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV)
Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, etwa viele Vereine
Rechnungen an Endverbraucher, also klassisches B2C
vielen steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG

Wichtig für Kleinunternehmer: die Befreiung gilt nur, solange du Kleinunternehmer bist. Wechselst du zur Regelbesteuerung, greift die Pflicht ab diesem Zeitpunkt.

Was du konkret tun musst

Empfang sicherstellen. Das ist die Pflicht, die schon seit dem 01.01.2025 gilt. Laut BMF reicht dafür ein E-Mail-Postfach. Wenn du eines hast, bist du an dieser Stelle fertig. Prüfe nur, dass die Adresse auf deiner Website und in deinen Verträgen steht und dass XML-Anhänge nicht in einem Spamfilter versanden.
Deinen Gesamtumsatz 2026 kennen. Er entscheidet, ob für dich der 31.12.2026 oder der 31.12.2027 gilt. Bei 800.000 € Grenze reden wir über den Gesamtumsatz des Vorjahres, nicht über Gewinn.
Ein Format festlegen. In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 üblich, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Beide erfüllen die EN 16931. ZUGFeRD ist hybrid, also eine PDF mit eingebetteter XML-Datei, XRechnung ist reines XML. Für die meisten Solo-Selbstständigen ist ZUGFeRD die pragmatischere Wahl, weil der Kunde weiter etwas Lesbares sieht.
Ein Tool wählen, das dieses Format erzeugt. Word und Excel scheiden aus. Du brauchst eine Rechnungssoftware, die das strukturierte XML korrekt erzeugt und alle Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG dort hineinschreibt, nicht nur ins Bild.
Einen Viewer einrichten. XRechnungen kannst du ohne Zusatzsoftware nicht lesen. Die Finanzverwaltung stellt seit Kurzem einen kostenlosen Viewer unter e-rechnung.elster.de bereit. Es gibt daneben mehrere kostenlose Angebote am Markt.
Aufbewahrung klären. Nach § 14b Abs. 1 UStG musst du ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufbewahren. Bei einer E-Rechnung ist mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren. Die XML-Datei zu löschen und nur die PDF-Ansicht zu behalten, reicht nicht.
Testlauf machen. Schick dir selbst eine E-Rechnung, öffne sie im Viewer, prüfe die Pflichtangaben. Das dauert zehn Minuten und erspart dir die Diskussion mit dem ersten Kunden.

XRechnung oder ZUGFeRD

Beide Formate erfüllen die EN 16931, beide sind steuerlich gleichwertig. Der Unterschied liegt in der Praxis:

XRechnung ist reines XML, entwickelt von der KoSIT. Ohne Viewer siehst du eine Datei voller Tags. Im B2G-Bereich, also bei Rechnungen an Behörden, ist es der gesetzte Standard.
ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist hybrid, entwickelt vom FeRD. Der Kunde bekommt eine PDF, die aussieht wie eine Rechnung, mit der XML-Datei darin. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen umsatzsteuerlich nicht aus.

Für die meisten Freelancer und kleinen Agenturen ist ZUGFeRD der Weg mit weniger Reibung, weil auf der Gegenseite niemand etwas Neues lernen muss. Wenn du regelmäßig an öffentliche Auftraggeber lieferst, brauchst du zusätzlich XRechnung und dort auch die Leitweg-ID.

Du kannst das Format übrigens auch frei mit deinem Kunden vereinbaren, solange es die vollständige und richtige Extraktion der Pflichtangaben zulässt. Genau deshalb dürfen etablierte EDI-Verfahren weiterlaufen. Für Solo-Selbstständige ist das aber selten die einfachere Lösung.

Häufige Missverständnisse

„Ich schicke doch schon PDFs, also mache ich E-Rechnungen.“ Nein. Seit 2025 ist ein PDF eine sonstige Rechnung. Der Unterschied ist nicht digital gegen Papier, sondern strukturiert gegen unstrukturiert.

„Als Kleinunternehmer geht mich das nichts an.“ Nur zur Hälfte. Ausstellen musst du keine E-Rechnung, empfangen können musst du sie trotzdem.

„Die Pflicht kommt erst 2028.“ Für dich vielleicht, für deine Kunden womöglich nicht. Wer 2026 über 800.000 € Gesamtumsatz liegt, muss ab 2027 ausstellen. Dass große Auftraggeber ihre Prozesse umstellen und dann auch von dir strukturierte Rechnungen erwarten, ist die realistischere Belastung als der Gesetzestext.

„Bei einem ZUGFeRD-Beleg zählt das PDF.“ Das galt früher. Mit der obligatorischen E-Rechnung hat sich das Verhältnis umgekehrt: bei Abweichungen zwischen Bildteil und strukturiertem Teil sind die Daten im XML maßgebend. Es lohnt sich also, den XML-Teil selbst zu visualisieren und nicht blind der PDF-Ansicht zu vertrauen.

„Ein Verweis auf einen Anhang reicht.“ Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ergänzende Angaben, etwa eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen, dürfen als Anhang mitlaufen.

„Ich brauche eine Leitweg-ID.“ Nur bei Rechnungen an Behörden. Im B2B genügt umsatzsteuerlich ein Platzhalter im Feld BT-10.

Was passiert, wenn du es nicht machst

Ehrlich gesagt: kein Finanzbeamter klingelt am 02.01.2027 an deiner Tür. Die Konsequenzen sind indirekter, aber unangenehm genug.

Solange du eine sonstige Rechnung ausstellen darfst, gilt sie laut BMF weiterhin als ordnungsmäßige Rechnung für den Vorsteuerabzug. Nach Ablauf der Frist ist das anders. Dein Kunde bekommt dann ein Dokument, mit dem sein Vorsteuerabzug angreifbar wird. In der Praxis heißt das: die Rechnung kommt zurück, die Zahlung verzögert sich, und du korrigierst.

Daneben gibt es § 26a UStG. Wer eine Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die mit bis zu 5.000 € geahndet werden kann. Die Frist dafür sind sechs Monate nach Ausführung der Leistung. Das zielt auf das Ob und Wann der Rechnung, nicht in erster Linie auf das Format. Trotzdem ist es der Paragraf, den du kennen solltest.

Der dritte Punkt ist die Aufbewahrung. Wenn du acht Jahre lang nur PDF-Ansichten archivierst und die XML-Dateien wegwirfst, fällt das nicht sofort auf, aber bei einer Prüfung.

Offizielle Quellen

Wie dVersum den Schritt vereinfacht

In dVersum erstellst du Rechnungen nach § 14 UStG und exportierst sie als ZUGFeRD-Beleg, ohne dich um XML-Felder zu kümmern. Die Belege liegen GoBD-konform und revisionssicher im Finanzbereich, inklusive DATEV-Export für deine Steuerberatung. Wenn du Stunden erfasst, wird daraus direkt eine Rechnung, statt dass du Positionen abtippst. Der Starter-Tarif kostet 19 €/Monat, jährlich 17 €/Monat. Sieben Tage kannst du alles kostenlos testen, ohne Kreditkarte.

Wenn du ohnehin gerade dein Rechnungstool wechselst, ist der Umstieg vor dem 31.12.2026 der günstigste Moment dafür.

Dieser Beitrag ist allgemeine Information zum Stand August 2026 und ersetzt keine Steuerberatung. Ob und ab wann die Pflicht für dich konkret greift, klärt deine Steuerberaterin oder dein Steuerberater.

E-Rechnungspflicht ab 2027: Was Freelancer bis zum 31.12.2026 erledigen müssen