Von erfassten Stunden zur Rechnung: was dVersum automatisch macht, und was nicht

Worum es geht

Zwischen "Stunden sind erfasst" und "Rechnung ist raus" liegt bei den meisten Freelancern ein CSV-Export und eine halbe Stunde Copy-Paste. In dVersum wird aus erfassten Zeiten direkt ein Rechnungsentwurf. Was dabei automatisch läuft und was wir bewusst manuell gelassen haben, steht hier.

Das Problem sitzt am Monatsende

Der übliche Ablauf: du trackst den Monat über in einem Zeiterfassungstool. Am 30. exportierst du eine CSV, öffnest sie in Numbers oder Excel, sortierst nach Kunde, summierst die Stunden, tippst das Ergebnis in dein Rechnungsprogramm. Dort legst du Positionen an, prüfst den Stundensatz, setzt das Rechnungsdatum, exportierst ein PDF, schreibst eine Mail.

Das dauert nicht ewig. Zwanzig Minuten pro Kunde vielleicht. Die Zeit ist auch nicht das Problem.

Das Problem ist die Fehlerquelle in der Mitte. Bei jedem Übertrag verlierst du Kontext. Die Notiz "Call wegen Farbschema, war eigentlich Scope-Erweiterung" steht im Zeiteintrag und nicht auf der Rechnung. Der Eintrag, den du als nicht abrechenbar markiert hattest, ist in der Summe drin, weil beim Sortieren eine Spalte verrutscht ist. Fragt der Kunde drei Wochen später, wofür die 18 Stunden UI-Design draufgingen, suchst du in zwei Systemen.

Dazu kommt eine zweite Lücke, die weniger auffällt. Solange Zeiten und Projektbudget in getrennten Tools liegen, merkst du eine Überschreitung erst beim Abrechnen. Also nach der Arbeit, wenn die Stunden schon weg sind. Das kalkulierte 40-Stunden-Projekt, das bei 52 landet, hätte sich bei Stunde 35 noch retten lassen. Beim Export nicht mehr.

Wie es in dVersum läuft

Zeiterfassung und Rechnungen liegen im selben Workspace, auf denselben Projekten und Kunden. Ein Zeiteintrag kennt sein Projekt, seinen Kunden, seinen Stundensatz und sein Abrechenbar-Flag ab dem Moment, in dem du den Timer stoppst.

Ein Beispiel mit echten Zahlen. Projekt "Website Relaunch" für die Nordlicht GmbH, Stundensatz 95,00 €. Im laufenden Monat stehen 16 Zeiteinträge auf dem Projekt:

• Konzept: 2,0 + 3,0 + 1,5 = 6,50 Stunden, drei Einträge
• UI-Design: 4,0 + 3,25 + 2,5 + 3,0 + 1,5 + 2,0 + 2,0 = 18,25 Stunden, sieben Einträge
• Abstimmung und Calls: 1,0 + 1,5 + 0,5 + 1,0 = 4,00 Stunden, vier Einträge
• Interne Recherche: 2,0 + 1,5 = 3,50 Stunden, zwei Einträge, nicht abrechenbar

Abrechenbar sind 28,75 Stunden. Du öffnest das Projekt, wählst den Zeitraum, lässt dVersum eine Rechnung aus den Zeiten erzeugen. Was du bekommst, ist ein Entwurf mit drei Positionen, gruppiert nach Tätigkeit. Nicht 14 Zeilen mit einzelnen Timer-Sessions. Die 3,50 Stunden Recherche tauchen nirgends auf, weil das Flag am Eintrag hängt und nicht an einer Spalte in einer Exportdatei.

28,75 × 95,00 € ergibt 2.731,25 € netto. Bei 19 Prozent Umsatzsteuer sind das 518,94 € Steuer und 3.250,19 € brutto.

Der Stundensatz kommt dabei nicht aus dem Rechnungsformular, sondern vom Projekt beziehungsweise vom Kunden, und lässt sich am einzelnen Eintrag überschreiben. Wenn du im November den Satz auf 105,00 € anhebst, betrifft das die Einträge ab November. Bereits festgeschriebene Rechnungen bleiben, wie sie sind. Das klingt selbstverständlich, ist es in Tabellenkalkulationen aber nicht: dort rechnet eine geänderte Zelle rückwirkend alles neu, und niemand merkt es.

[BILD: Zeiteinträge-Ansicht eines Projekts mit Abrechenbar-Toggle, daneben der daraus erzeugte Rechnungsentwurf]

Denselben Schritt kannst du Vero sagen statt ihn zu klicken: "Erstell die Rechnung für Nordlicht aus den abrechenbaren Zeiten im August." Vero hat Zugriff auf 67 Werkzeuge im Workspace und legt den Entwurf an. Auch hier bleibt es beim Entwurf, dazu gleich mehr.

Der Entwurf ist verhandelbar. Du kannst Positionstexte umformulieren, Zeilen zusammenfassen, einen Rabatt setzen, das Rechnungsdatum verschieben. Erst beim Finalisieren bekommt die Rechnung ihre Nummer und wird nach GoBD festgeschrieben. Ab da ist sie nicht mehr editierbar, sondern nur noch stornierbar oder per Gutschrift korrigierbar.

Danach hängt alles an derselben Rechnung. Versand als ZUGFeRD-E-Rechnung für Kunden, die ein strukturiertes Format verlangen. Zahlungseingang. Vier Mahnstufen, wenn nichts kommt, samt Vorschlag, welche Stufe für diese Rechnung gerade dran wäre. Am Quartalsende der Umsatzsteuer-Überblick und der DATEV-Export für die Kanzlei. Der Kunde in der Kundenverwaltung zeigt parallel, was offen ist, ohne dass du eine zweite Liste pflegst.

[BILD: Finanzen Hub mit Umsatz-Ausgaben-Übersicht und DATEV-Export]

Die Entscheidung dahinter, und was sie kostet

Wir haben uns bewusst gegen automatische Rechnungen aus Zeiten entschieden. Es gibt keinen Schalter "am Monatsersten alle abrechenbaren Stunden fakturieren und versenden". Technisch wäre das der kleinere Aufwand gewesen.

Der Grund ist unangenehm konkret. Eine automatisch versendete Rechnung mit einer falschen Position kostet mehr als zehn Minuten Prüfen. Sie ist festgeschrieben, sie muss storniert werden, der Kunde hat sie schon gesehen, die Korrektur landet in der Buchhaltung. Zeiteinträge sind außerdem systematisch unzuverlässig. Leute vergessen den Stopp und buchen acht Stunden auf einen Vormittag. Sie tracken auf das falsche Projekt. Sie schreiben "div." in die Beschreibung. Ein Automatismus würde genau diesen Zustand in verbindliche Dokumente verwandeln, zuverlässig und jeden Monat.

Der Preis der Entscheidung: du klickst am Monatsende weiterhin selbst. Etwa drei Minuten pro Kunde statt null. Wer zwanzig Kunden monatlich abrechnet und seinen Zeitdaten vertraut, wird das als Rückschritt empfinden, und das ist ein fairer Einwand. Für wiederkehrende Pauschalen gibt es deshalb wiederkehrende Rechnungen, die tatsächlich ohne Zutun rausgehen. Nur eben nicht für variable Stunden.

Die zweite Entscheidung fällt erst nach ein paar Wochen auf. Nicht abrechenbare Zeit wird trotzdem erfasst, mit Timer und Projektbezug wie jede andere. Sie verschwindet nur aus der Rechnung, nicht aus der Auswertung. Im Beispiel oben sind das 3,50 von 32,25 Stunden, also knapp 11 Prozent des Projektaufwands, für die niemand zahlt. Diese Zahl sichtbar zu lassen war Absicht. Sie ist unangenehm, und sie ist der einzige Weg, eine Fehlkalkulation zu bemerken, bevor sie sich im nächsten Angebot wiederholt.

Die dritte Entscheidung betrifft die Gruppierung. Der Entwurf fasst Einträge nach Tätigkeit zusammen, statt jede Session einzeln aufzuführen. Kunden lesen keine 14-zeiligen Timer-Protokolle. Eine Rechnung, die nach Überwachungsauszug aussieht, produziert Rückfragen, die niemandem nutzen. Wer die Einzelnachweise braucht, etwa bei öffentlichen Auftraggebern, legt sie separat als Stundenaufstellung bei. Das ist ein bewusster Kompromiss zulasten der Nachweisführung, und für den kleineren Teil der Nutzer ist er der falsche.

Was es nicht kann

dVersum ist keine Buchhaltungssoftware. Der Finanzen Hub bereitet die Umsatzsteuer-Voranmeldung auf und exportiert nach DATEV, aber die Übermittlung an ELSTER und die eigentliche Buchführung passieren woanders. Wer ein Tool sucht, das die Steuer komplett erledigt, sucht etwas anderes.

Einen automatischen Bankabgleich gibt es nicht. Zahlungen trägst du ein oder sie kommen über eine angebundene Integration. Keine Kontoverbindung, die eingehende Überweisungen von selbst der richtigen Rechnung zuordnet und sie auf bezahlt setzt.

Der Starter-Tarif für 19 €/Monat deckt einen Nutzer, fünf Projekte und 1 GB Speicher ab. Fünf Projekte sind mit vielen kleinen Kunden schnell erreicht. Der nächste sinnvolle Schritt liegt dann bei 39 €/Monat im Professional-Tarif mit 25 Projekten und 10 GB.

Die Festschreibung nach GoBD irritiert regelmäßig Leute, die aus Word oder Excel kommen. Ein Zahlendreher in einer finalisierten Rechnung lässt sich nicht mehr eben korrigieren. So gewollt, rechtlich sinnvoll, fühlt sich beim ersten Mal trotzdem nach einem Softwarefehler an.

Ein kostenloses Dauerkonto gibt es ebenfalls nicht. Sieben Tage testen ohne Kreditkarte, danach ein bezahlter Tarif.

Für wen das passt

Passt gut, wenn du auf Stundenbasis oder gegen Projektbudgets abrechnest, mehrere Kunden parallel bedienst und deine Zeiterfassung heute in einem anderen Tool liegt als deine Rechnungen. Der Nutzen entsteht an genau dieser Naht. Je öfter du im Monat abrechnest, desto deutlicher wird er, weil der Copy-Paste-Block pro Zyklus anfällt und nicht pro Jahr.

Passt schlecht, wenn du ausschließlich Festpreise ohne Zeitbezug fakturierst. Dann zahlst du für eine Verbindung, die du nie benutzt, und bist mit einem reinen Rechnungstool besser bedient. Ich würde dVersum in dem Fall nicht empfehlen.

Wenn du als Kleinunternehmer ohne ausgewiesene Umsatzsteuer fakturierst, ändert sich am Ablauf nichts. Die Steuerzeile fällt weg, der Rest bleibt identisch. Im Beispiel oben stünden dann 2.731,25 € auf der Rechnung, ohne Aufschlag, mit dem üblichen Hinweistext statt eines Steuersatzes.

Für Agenturen zwischen drei und zehn Leuten kommt ein Effekt dazu, den Solo-Nutzer nicht haben. Die Stunden mehrerer Teammitglieder landen auf demselben Projekt. Die Frage "haben wir das Budget schon aufgebraucht" beantwortet sich damit während des Projekts statt bei der Abrechnung.

Fazit

Der Weg von der Stunde zur Rechnung ist in dVersum kürzer, weil beides auf denselben Daten sitzt. Vollständig automatisch ist er nicht, und das ist die eigentliche Designentscheidung. Bei verbindlichen Dokumenten ist Automatisierung der falsche Standard, solange die Eingangsdaten von Menschen kommen, die den Timer vergessen.

Wenn du sehen willst, wie sich das mit deinen echten Projekten anfühlt: sieben Tage testen, keine Kreditkarte nötig.