E-Rechnungen versenden: ZUGFeRD und XRechnung

Wie dVersum Rechnungen als E-Rechnung ausstellt, wann Sie XRechnung brauchen und wo die Leitweg-ID hingehört.

Inhalt

E-Rechnungen versenden: ZUGFeRD und XRechnung

Jede Rechnung, die Sie in dVersum per E-Mail versenden oder als PDF herunterladen, ist bereits eine E-Rechnung. Pro Kunde legen Sie fest, in welchem Format sie ankommt.

Die zwei Formate

	ZUGFeRD (Standard)	XRechnung
Was der Kunde bekommt	Ein PDF, in dem die Rechnungsdaten als XML stecken	Die Rechnung als XML-Datei, dazu das PDF als lesbare Kopie
Für wen	Geschäftskunden (B2B)	Öffentliche Auftraggeber (B2G): Behörden, Kommunen, Stadtwerke in öffentlicher Hand
Voraussetzung	Keine	Leitweg-ID des Auftraggebers
Technisch	PDF/A-3 mit `factur-x.xml`, Profil EN 16931	XRechnung 3.0 (EN 16931 plus deutsche Regeln), CII-Syntax

Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht. ZUGFeRD ist die bequemere Wahl, weil Menschen das PDF lesen und die Buchhaltungssoftware des Kunden das XML übernimmt. XRechnung brauchen Sie, wenn ein öffentlicher Auftraggeber sie verlangt.

Format für einen Kunden festlegen

Öffnen Sie Kunden und bearbeiten Sie den Kunden.
Wählen Sie im Abschnitt E-Rechnung das Format.
Für XRechnung tragen Sie die Leitweg-ID ein.

Die Leitweg-ID erhalten Sie vom öffentlichen Auftraggeber, meist mit der Bestellung. Sie sieht zum Beispiel so aus: 04011000-1234512345-06. dVersum prüft die Prüfziffer bereits bei der Eingabe, ein Tippfehler fällt also sofort auf.

Tipp: Die Leitweg-ID wird auch in ZUGFeRD-Rechnungen als Käuferreferenz übernommen, wenn sie hinterlegt ist.

Was beim Versand passiert

ZUGFeRD: Die E-Mail enthält das PDF mit eingebettetem XML. Das PDF ist ein PDF/A-3, so wie es der ZUGFeRD-Standard verlangt.
XRechnung: Die E-Mail enthält die XRechnung als XML-Datei und das PDF als Kopie.

Das gilt auch für wiederkehrende Rechnungen mit automatischem Versand.

Im Menü Aktionen einer Rechnung laden Sie das XML auch einzeln herunter. Bei XRechnung-Kunden heißt der Eintrag XRechnung herunterladen.

Wenn Angaben fehlen

Eine XRechnung braucht mehr Angaben als eine normale Rechnung. Fehlt etwas, sendet dVersum nicht, sondern zeigt Ihnen, was noch fehlt, und führt Sie direkt zur richtigen Stelle:

Angabe	Wo Sie sie ergänzen
Leitweg-ID des Auftraggebers	Beim Kunden
Anschrift des Kunden (PLZ und Ort)	Beim Kunden
Ihre Anschrift	Einstellungen > Organisation
Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse	Einstellungen > Organisation
Ihre USt-IdNr. oder Steuernummer	Einstellungen > Organisation

So wird die Rechnung nicht erst festgeschrieben und dann von der Behörde abgelehnt.

SEPA-Lastschrift

Ist bei einer Rechnung die Zahlungsweise SEPA-Lastschrift mit einem aktiven Mandat gewählt, steht das auch in der E-Rechnung: Mandatsreferenz, Gläubiger-ID und das belastete Konto. Die Buchhaltung des Kunden sieht so, dass sie nicht überweisen muss.

Rabatte

Ein Rabatt auf die ganze Rechnung erscheint im PDF als eigene Zeile unter der Zwischensumme. In der E-Rechnung wird er anteilig auf die Steuersätze verteilt, so wie es EN 16931 verlangt. Zwischensumme, Rabatt, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag stimmen im PDF und im XML auf den Cent überein.

Geprüft mit dem offiziellen Validator

dVersum prüft seine E-Rechnungen gegen den KoSIT-Validator, das Referenzwerkzeug der Koordinierungsstelle für IT-Standards, mit der offiziellen XRechnung-Konfiguration. Die PDF/A-3-Dateien werden zusätzlich mit dem ZUGFeRD-Referenzvalidator geprüft.

Was dVersum nicht übernimmt

Das Einreichen bei den Rechnungsportalen des Bundes und der Länder (z. B. ZRE, OZG-RE) oder über das Peppol-Netzwerk übernimmt dVersum nicht. Laden Sie die XRechnung dort hoch, oder senden Sie sie an die E-Mail-Adresse, die der Auftraggeber dafür nennt.